Com o crescimento de um negócio, é natural que o volume de papel acumulado vá aumentado, isto acontece devido aos inúmeros fornecedores com que uma sociedade comercial se relaciona, ou devido aos diversos negócios jurídicos que a sociedade vai praticando ao longo do tempo.
Com este aumento exponencial de papel acumulado, várias dúvidas surgem, e normalmente colocam-se quanto ao tempo se tem de guardar a documentação fiscal e contabilisticamente relevante e se será que posso digitalizar e guardar em formato digital?
Com o evoluir da tecnologia e aparecimento de novas opções de armazenamento, a realidade tornou-se mais complexa e o legislador, conjuntamente com outras obrigações relacionadoas com o tema, veio estabelecer as regras quanto aos requisitos de armazenamento, e que actualmente estão previstos no Decreto-Lei 28/2019 de 15/02/2019.
Assim, vimos resumir as principais regras constante do mencionado Decreto-Lei (“DL”), e vimos ainda e responder à pergunta se posso armazenar digitalmente a documentação que seja fiscalmente e contabilisticamente relevante em formato digital.
– Os sujeitos passivos (habitualmente, empresas e empresários e nome individual com contabilidade organizada), desde 2014, são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem durante os 10 anos civis subsequentes todos os livros, registos e respectivos documentos de suporte, incluindo, quando a contabilidade é estabelecida por meios informáticos, os relativos à análise, programação e execução dos tratamentos, se outro prazo legal não resultar para o caso em apreço (alguns casos como os imóveis o prazo poderá ser mais alargado).
– A obrigação de arquivo encontra-se prevista no artigo 19.º e seguintes do referido Decreto-Lei, e remetemos para esse o artigo quanto às obrigações a observar no que toca ao armazenamento seguro da contabilidade e faturação.
– Quanto ao Formato e Arquivo, estabelece o artigo 20.º do referido DL, os sujeitos passivos são obrigados a manter as faturas emitidas e recebidas, os livros, registos e demais documentos referidos no artigo anterior, abrangendo igualmente as operações realizadas no estrangeiro:
- a) Quando se apresentem em formato papel, em estabelecimento ou instalação situado em Portugal;
- b) Quando se apresentem em suporte electrónico, incluindo o arquivamento das cópias de segurança da informação processada, pode ser arquivado em qualquer Estado membro da União Europeia.
Se se quiser arquivar electronicamente os documentos electrónicos fora do território da União Europeia, estes terão de solicitar autorização prévia à Autoridade Tributária e Aduaneira (“AT”).
Caso se altere o local de armazenamento físico ou suporte electrónico, devemos dar conhecimento à AT através de uma declaração de alterações de actividade.
– As faturas e demais documentos fiscalmente relevantes devem ser guardados de forma sequencial e ininterruptamente e respeitar o plano de arquivo e a individualização de cada exercício, abrangendo a integralidade dos documentos.
– No entanto, estabelece o artigo 23.º que os documentos podem ser digitalizados e arquivados em formato electrónico, se estas operações forem executadas com o rigor técnico necessário à obtenção e reprodução de imagens perfeitas, legíveis e inteligíveis dos documentos originais, sem perda de resolução e informação, de forma a garantir a sua consulta e reprodução em papel ou outro suporte electrónico.
Obrigação na criação do arquivo:
- A execução de controlos que garantam a integridade, exactidão e fiabilidade do arquivamento;
- A execução de funcionalidades destinadas a prevenir a criação indevida e a detectar qualquer alteração, destruição ou deterioração dos registos arquivados.
Atenção: A destruição dos originais emitidos ou recebidos em papel apenas pode ocorrer após assegurados os controlos descritos nos números anteriores e, quando se trate de faturas de aquisição de bens ou serviços, após ter sido exercido o direito à dedução, se for o caso, e efetuado o registo referido no n.º 4 do artigo 44.º do Código do IVA (ou seja cumprindo com as regras fiscais quanto à dedução do imposto).
Para efeitos fiscais, as reproduções integrais em papel, obtidas a partir dos arquivos em formato eletrónico, têm o valor probatório dos documentos originais.
Esta operação pode ser contratada a uma terceira entidade, existem muitas empresas que prestam este serviço.
-Durante o prazo obrigatório de conservação do arquivo, os processos de arquivamento devem garantir que não se verifica perda de informação nem alteração das imagens nele contidas e devem ser efetuados controlos regulares, integrais ou por amostragem, à legibilidade dos dados arquivados em formato digital.
– Plano de Arquivo: deve haver um ficheiro com a lista dos documentos fiscalmente relevantes aí registados e existem requisitos a cumprir neste plano.
– As empresas são obrigadas a possuir cópias de segurança dos suportes eletrónicos e devem ser armazenados em locais distintos e em condições de conservação e segurança necessária a garantir a impossibilidade de perda de informação.
Existem também obrigações para o arquivamento de documentos emitidos por via eletrónica, que podem ser abordadas posteriormente caso pretendam algum esclarecimento relativamente a esta, ou outras matérias.
Este assunto tem vindo a desenvolver-se e o seu tratamento aqui efectuado não é de todo exaustivo quanto às obrigações a que um sujeito passivo está adstrito.
Se ainda não está esclarecido, contacte-nos por forma a saber mais sobre quais as suas obrigações fiscais ou contabilísticas, pode contactar-nos pelo geral@fslegal.pt